Den 22 juni dekativerer vi Skype4b og flytter telefoni for alle ansatte til Teams.

For oss som har vært med mange år har det  blitt noen generasjoner av samordnet kommunikasjonsløsninger fra Microsoft. Fra Office communications server (OCS) som i 2007 startet løpet har vi vært innom Lync før Skype for business i mange år har vær preferert løsning. Nå går evolusjonen videre og vi vi sier farvel til vår gode gamle og litt utdaterte følgesvenn og ønske Teams velkommen.

Skal en få utnyttet Teams fullt ut må en gjøre en omfattende jobb som har vært veldig krevende frem til vi fant veien. Det handler ikke om det tekniske, men mer om at både brukerne og oss på IT må snu om og tenke annerledes på hvordan ting gjøres. Det er viktig å rydde, flytte og skru av gamle tjenester samtidig som en hjelper avdelingene å lage en god og ryddig struktur (med innlagt automatikk) med minst mulig team og mange kanaler.  Vi mener nå å ha funnet gode veier  og har fått verifisert dette i piloter blant våre brukere på våre 3 delprosjekter.

  • Teams telefoni.
  • Teams til administrativt samarbeid.
  • Teams til nettundervisning og veiledning.

Vi kommer tilbake med informasjon om de andre delprosjektene som har gått parallelt med telefoni senere. Telefoni og sentralbordtjenester er kritiske funksjoner og vi har kjørt tester og piloter siden forrige høst. Nå er vi klar til å ta steget fullt ut og i samarbeid med Uninett sanntid som trolig første UH-institusjon  flytter vi telefoni til alle ansatte fra Skype4b til Teams i skyen mandag den 22. juni. Vårt Competella sentralbord vil fungere som før og vi flytter ringegrupper fra Skype4b til Teams. Alt tyder på at denne overgangen går veldig fint, men det blir selvsagt veldig spennende den dagen vi gjør dette.

I prosessen deaktiveres våre ansattes brukere på de lokale Skype serverne og Teams løsningen settes til Teams only mode.  I en overgangsperiode vil vi fortsatt ha våre lokale Skype4b server oppe å kjøre som en «gateway» mot vår lokale Competella løsning. De har nettopp lansert en skyløsning, men er ikke helt klar med alle funksjonene vi trenger enda. Så snart denne er klar så vil vi slå av 8-10 lokale Competella og Skype servere og flytte siste bit til skyen.

Det har vært noen usikkerhetsmomenter underveis som brukerne lurer på. Kan kanskje være nyttig for andre i prosessen med å ta samme steget som oss.

  • Hva skjer hvis jeg blir kalt inn til et Skype møte fra andre organisasjoner etter vi har gått over til Teams?
    • Svar: Skype klienten ligger fortsatt skjult på klienten, men kun som en møteklient så det vil fungere som før. Ikke mulig å logge inn på denne og få opp kontaktliste og annet.
  • Må jeg slette og opprette nye møteinnkallinger på Skype møter jeg har kalt inn frem i tid?
    • Svar: Nei, når en går over til Teams only mode konverteres automatisk Skype møtelenkene slik at du kommer inn i et Teams møte når du trykker på dem.
  • Vil det være mulig å legge til eksterne Skype kontakter i mine Teams kontakter og kommunisere direkte med dem?
    • Svar: Ja, når vi nå går over til «Teams only» mode kan du legge til eksterne Skype4b og Teams kontakter og ha chat og samtaler med dem 1-1. I perioden nå mens løsningen har vært i «mixed mode» før vi flytter har det ikke vært mulig.
  • Vil ringegrupper satt opp på Skype server flyttes til Teams og fungere likt?
    • Svar: Ja, ringegrupper opprettes og fungerer på samme måte som i Skype4b.
  • Hva skjer med mine Skype4b kontakter?
    • Svar: Disse blir automatisk flyttet over til dine Teams kontakter.

Dette er en stor milepel på veien mot å få utnyttet Teams fullt ut til det fantastisk kraftige og brukervennlige samarbeidsverktøyet det er.

Har du spørsmål om prosessen er det bare å ta kontakt med undertegnende.

Mvh
Kay Morten Myrbekk
Prosjektleder IT

Microsoft Teams som sosialt lim i og utenfor arbeistiden.

Vi lever nå i en mer eller mindre isolerte dager med hjemmet som kontor og sted for rekreasjon. Dette sammen med mindre uformell kontakt med kolleger, familie og venner samt frykten for Korona for seg og sine nærmeste, gir mange psykisk stress. Nord universitet har derfor åpnet  for å bruke Teams videokonferanse utenfor arbeidstiden, slik at ansatte og studenter enkelt kan ha videomøter med mange av sine. Vi har vi også satt i gang tiltak som Teams Yoga  og aktivitetskonkurranse med ekstrapoeng  for å ta sosiale initiativ . Fortsett å lese Microsoft Teams som sosialt lim i og utenfor arbeistiden.

De usynlige heltene

Med rette har det blitt trukket frem helter som helsepersonell, butikkansatte og lærere. Men uten at en annen gruppe mennesker hadde omstilt seg i rekordfart og jobbet døgnet rundt ville trolig hele samfunnet falt sammen. Butikkene ville ikke fått mat, sykehusene ville kanskje kollapset, regjeringen ville slitt med å styre landet og undervisning mot alle landets elever og studenter ville stoppet opp.
Fortsett å lese De usynlige heltene

Microsoft Teams og/eller Zoom til nettbassert undervisning.

Uninett har lansert Zoom som en plattform spesielt for nettundervisning. Zoom har  overlappende funksjonalitet med Teams, men det kan kanskje være det har funksjonalitet som gjør det verdt å kjøpe. Vårt IKT pedagogiske miljø som er organisert utenfor IT har et ønske om å teste Zoom til nettundervisning frem mot sommeren. Vi har samkjørt oss og laget en felles plan hvor vi har lærere som tester Teams og Zoom. I etterkant vurdere om Zoom gir funksjonalitet som gjør at det er verdt kostnaden. Fortsett å lese Microsoft Teams og/eller Zoom til nettbassert undervisning.

Governance i Teams.

Microsoft Teams har et stort potensiale i seg til å bidra til å forenkle og forbedre det digitale samarbeidet mellom ansatte. Det gir også store muligheter til å øke åpenheten og forbedre informasjonsflyten, men uten noen form for retningslinjer og styring fra IT er faren stor for økt frustrasjon og forvirring. Etter først å sluppet Teams løs og fått «kaos» er vi nå forhåpentligvis på rett vei til å få kontroll slik at den digitale arbeidshverdagen blir bedre for ansatte og studenter.

Fortsett å lese Governance i Teams.

Velkommen til bloggen til avdeling for Digitalisering og IKT

I denne bloggen vil vi dele litt av det vi jobber med ved  Nord universitet. Vi har selv stor nytte av erfaringer delt av andre og vi ønsker med dette å gi noe tilbake.

Digitalisering og IKT (IT-avdelingen) ved Nord universitet består av i overkant av 40 personer og vi er delt inn i avdelinger for brukerstøtte, drift og prosjekt. Universitetet er lokalisert på mange studiesteder fra Stjørdal i sør til Stokmarknes i Nord og har for tiden ca. 12.000 studenter og 1200 ansatte. Levanger og Bodø er de største studiestedene og der det jobber flest IT-ansatte, men vi er også lokalisert på de fleste studiesteder.

Ved Digitalisering og IKT avdelingen så har vi selv utstrakt bruk av digitale verktøy for å få utført jobben. I dag er er  leder for drift lokalisert på Stjørdal mens leder for brukerstøtte er  på Namsos som er små steder med få IT-ansatte. Samme er det i prosjekter hvor prosjekter kjørt kun med ansatte på et studiested skjer meget sjelden og regelen er at prosjekter består av ansatte på mange studiesteder.

Bruk gjerne kommentarfeltet eller ta kontakt hvis du har kommentarer, har spørsmål eller ønsker å dele dine erfaringer.

Velkommen til vår blogg 🙂