Governance i Teams.

Microsoft Teams har et stort potensiale i seg til å bidra til å forenkle og forbedre det digitale samarbeidet mellom ansatte. Det gir også store muligheter til å øke åpenheten og forbedre informasjonsflyten, men uten noen form for retningslinjer og styring fra IT er faren stor for økt frustrasjon og forvirring. Etter først å sluppet Teams løs og fått «kaos» er vi nå forhåpentligvis på rett vei til å få kontroll slik at den digitale arbeidshverdagen blir bedre for ansatte og studenter.

For å få kontroll på Teams har vi nå startet et arbeid mot fakultetene og avdelingene med mål om å få laget et felles team for hver hovedenhet. Vi er midt i denne prosessen og jeg kan komme tilbake med erfaringer på dette senere. Som et verktøy for å få kontroll og styring på Teams har vi fått utviklet noen enkle tillegg til Teams som vil være fokuset her.

Vårt opprinnelige mål var å få på plass følgende  tillegg til Teams løsningen.

  • Sette et suffix på team som opprettes av brukerne slik at vi får kontroll på hvilke team som er opprettet av ansatte og studenter.
  • Sette utløpstid på 364 dager for Team opprettet av brukerne.
    • Dette slik at vi automatisk får ryddet i utløpte team opprettet av ansatte og studenter.
  • En løsning hvor vi kan knytte en eller flere AD grupper opp mot et Team
    • Dette slik at vi kan lage styrte team for avdelinger/fakultet hvor personer blir lagt til og fjernet automatisk ut fra hva som gjøres i personalsystemet.
  • Få gitt informasjon til Teameiere ved opprettelse av Team om utløpstid, viktigheten av flere eiere, opplæringsressurser, vår informasjonspolicy osv.

Vi vurderte flere kommersielle løsninger som er et overbygg til Teams laget av nasjonale konsulentselskaper . Vår konklusjon var at disse ville gjort jobben, men at de inneholdt alt for mye funksjonalitet i forhold til hva vi hadde behov for i dag. Det ville derfor være unødvendige innkjøp og vedlikeholdskostnader samtidig som det trolig ville komplisere driften av løsningen. Valget vårt falt derfor ned på å bestille en programmeringsjobb fra konsulentselskapet Rewired.  Selv om programmereren gikk på noen skikkelige steiner på en del av oppdraget ble ikke kostnaden veldig høy for oss.

Navnepolicy
Første ting som ble satt på som ikke krevde noen programmering var å legge til en tekst etter navnet (suffix) på team opprettet manuelt av brukerne. Dette gjøres i Office 365 groups admin policy ved at en setter opp en AD attributt som enten legges foran (prefix) eller etter (suffix) navnet på Teamet. Det er kun et begrenset antall AD-attributter som kan brukes og for å gjøre dette enklest mulig fant vi et attributt som allerede eksisterte og skilte ansatte og studenter. Her står det «Nord universitet» på ansatte og «Nord universitet student på studenter» .  Les mer om hvordan sette opp dette på Office 365 grupper her

Slik ser team ut opprettet av ansatte.

Utløpstid på Team
Vi satte så en utløpstid på alle manuelt opprettede Team på 364 dager via Office 365 policy.  Eiere av teamene vil få e-post varsling 30, 15 og 1 dag før teamet blir deaktivert hvor de kan fornye teamet. Teamet kan også hentes tilbake 30 dager etter det er deaktivert av eierne før det blir permanent slettet. For å sikre oss ytterligere har vi fått på plass info til eierne av team under opprettelsen om teamenes levetid og viktigheten av å ha flere enn en eier på et team. Kommer tilbake til hvordan vi har gjort dette senere i artikkelen. Hvordan en setter utløpspolicy på Office 365 grupper finner du her

Slik ser det ut under innstillinger i Teamet når et team har utløpstid. 

Knyttning av AD grupper mot Teams.
Neste  del som hvor det måtte programmering til var en Sharepoint liste hvor vi kan legge til knytingen mellom AD gruppe(r) og Teams (Office 365 grupper).  Listen er også hvor vi har oversikt over hvilke Teams som har en slik tilknytning.  I bakgrunnen er det opprettet en flow som tar tak i og utfører jobben når et nytt listeelement legges til. Det som skjer er da følgende.

  • Teamet opprettes med navnet som er lagt inn i Sharepoint listen.
  • Tilknytningen mellom den/de AD gruppene som legges til i SP liste gjøres mot Teamet.
  • Det starter en jobb hver natt som sjekker AD gruppene og legger til eller fjerner medlemmer fra teamene.
    • Hvis noen av jobbene feiler vil vi få en varsling på e-post.


Utklipp fra Sharepoint listen


Slik ser det ut når du legger til et nytt Team via listen og knytter denne mot en eller flere AD sikkerhetsgrupper.

Vi har også muligheten til å knytte Team opprettet manuelt mot denne jobben. Det vi på IT da gjør er å midlertidig stoppe flow som kjører og legge til teamet og tilknytningen mot AD grupper i listen før vi starter flow igjen. Jobben vil da ikke prøve å opprette Team med samme navn, men koblingen mellom AD gruppene og team er på plass.


Når jobben kjøres hver natt vil personer som eventuelt bli lagt til/fjernet dukke opp i feed til teamet slik at alle medlemmene kan se endringen.

Gi  informasjon om retningslinjer og opplæring til eiere og medlemmer av nye team.
Det var spesielt med tanke på at teamene opprettet av brukerne fikk utløpstid vi fant ut at informasjon til brukerne om dette var viktig. Her var det både det at teamet hadde utløpstid og at det er viktig at nye team har mer enn en eier slik at en sikrer seg å fange opp varslene. Samtidig ønsket vi å legge inn info om retningslinjer, opplæring og annen relevant info.

Vår bestilling var å få laget en jobb som automatisk la inn denne info i generelt kanal til de nye teamene når de ble opprettet. Dette skulle vise seg å bli en skikkelig stor nøtt for programmereren som han til slutt måtte gi opp. Han hadde brukt alle mulige veier inn til Teams  programmerisk, men det var ikke mulig å få til å skrive til kanalen som vi ønsket. Men den alternative løsningen vi kom frem til var mye bedre enn det vi opprinnelig hadde tenkt på. Løsningen ble å sende e-post til den som opprettet teamet hvor det er spesiell fokus på det med utløp og flere eiere. Det som ble bedre med løsningen som vi ikke hadde fått med vår opprinnelige bestilling var at hver gang det legges til et nytt medlem i teamet så vil han/hun få en e-post med info om våre retningslinjer og hvor opplæring finnes. Det å lage prosedyren som laget e-post var enkel å få til og operasjonen blir startet i samme flow som går hos oss med Ad gruppene. Standardmeldingen som går til brukerne ved nytt team er skrudd av og vår tilpassede melding kommer i stedet.

E-post som går til eier når han/hun oppretter teamet.


E-post som går til nye medlemmer når de blir lagt til i et team. 

Vi har brukt lang tid til å komme frem til og implementere vår governance modell i Teams, men vi er foreløpig meget fornøyd med resultatet. Vi vil komme tilbake med erfaringene rundt governance og andre elementer i Teams prosjektet senere når vi fr mer erfaring fra brukerne.

Har du erfaringer med tilsvarende eller spørsmål til oss er det bare å bruke kommentarfeltet 🙂

2 kommentarer til “Governance i Teams.

  1. Hei,

    Vi har laget en tilsvarende løsning. Kunne det vært interessant for dere å ta en gjennomgang?

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *