For oss som har vært med mange år har det  blitt noen generasjoner av samordnet kommunikasjonsløsninger fra Microsoft. Fra Office communications server (OCS) som i 2007 startet løpet har vi vært innom Lync før Skype for business i mange år har vær preferert løsning. Nå går evolusjonen videre og vi vi sier farvel til vår gode gamle og litt utdaterte følgesvenn og ønske Teams velkommen.

Skal en få utnyttet Teams fullt ut må en gjøre en omfattende jobb som har vært veldig krevende frem til vi fant veien. Det handler ikke om det tekniske, men mer om at både brukerne og oss på IT må snu om og tenke annerledes på hvordan ting gjøres. Det er viktig å rydde, flytte og skru av gamle tjenester samtidig som en hjelper avdelingene å lage en god og ryddig struktur (med innlagt automatikk) med minst mulig team og mange kanaler.  Vi mener nå å ha funnet gode veier  og har fått verifisert dette i piloter blant våre brukere på våre 3 delprosjekter.

• Teams telefoni.
• Teams til administrativt samarbeid.
• Teams til nettundervisning og veiledning.

Vi kommer tilbake med informasjon om de andre delprosjektene som har gått parallelt med telefoni senere. Telefoni og sentralbordtjenester er kritiske funksjoner og vi har kjørt tester og piloter siden forrige høst. Nå er vi klar til å ta steget fullt ut og i samarbeid med Uninett sanntid som trolig første UH-institusjon  flytter vi telefoni til alle ansatte fra Skype4b til Teams i skyen mandag den 22. juni. Vårt Competella sentralbord vil fungere som før og vi flytter ringegrupper fra Skype4b til Teams. Alt tyder på at denne overgangen går veldig fint, men det blir selvsagt veldig spennende den dagen vi gjør dette.

I prosessen deaktiveres våre ansattes brukere på de lokale Skype serverne og Teams løsningen settes til Teams only mode.  I en overgangsperiode vil vi fortsatt ha våre lokale Skype4b server oppe å kjøre som en «gateway» mot vår lokale Competella løsning. De har nettopp lansert en skyløsning, men er ikke helt klar med alle funksjonene vi trenger enda. Så snart denne er klar så vil vi slå av 8-10 lokale Competella og Skype servere og flytte siste bit til skyen.

Det har vært noen usikkerhetsmomenter underveis som brukerne lurer på. Kan kanskje være nyttig for andre i prosessen med å ta samme steget som oss.

• Hva skjer hvis jeg blir kalt inn til et Skype møte fra andre organisasjoner etter vi har gått over til Teams?
  • Svar: Skype klienten ligger fortsatt skjult på klienten, men kun som en møteklient så det vil fungere som før. Ikke mulig å logge inn på denne og få opp kontaktliste og annet.
• Må jeg slette og opprette nye møteinnkallinger på Skype møter jeg har kalt inn frem i tid?
  • Svar: Nei, når en går over til Teams only mode konverteres automatisk Skype møtelenkene slik at du kommer inn i et Teams møte når du trykker på dem.
• Vil det være mulig å legge til eksterne Skype kontakter i mine Teams kontakter og kommunisere direkte med dem?
  • Svar: Ja, når vi nå går over til «Teams only» mode kan du legge til eksterne Skype4b og Teams kontakter og ha chat og samtaler med dem 1-1. I perioden nå mens løsningen har vært i «mixed mode» før vi flytter har det ikke vært mulig.
• Vil ringegrupper satt opp på Skype server flyttes til Teams og fungere likt?
  • Svar: Ja, ringegrupper opprettes og fungerer på samme måte som i Skype4b.
• Hva skjer med mine Skype4b kontakter?
  • Svar: Disse blir automatisk flyttet over til dine Teams kontakter.

Dette er en stor milepel på veien mot å få utnyttet Teams fullt ut til det fantastisk kraftige og brukervennlige samarbeidsverktøyet det er.

Har du spørsmål om prosessen er det bare å ta kontakt med undertegnende.

Mvh
Kay Morten Myrbekk
Prosjektleder IT